Besturings- en Managementconcept
De doorontwikkeling van de organisatie van de gemeente Nuenen is gericht op een andere manier van werken die is verwerkt in het besturings- en managementconcept (het zogenaamde “nieuwe DNA”). Eén van de belangrijkste aspecten van het DNA is dat we het SAMEN doen. Samen met collega’s (integraal), maar ook samen met onze inwoners en ondernemers (participatie). Samenwerken is dus essentieel. In dat kader heeft in juli een 2^e interactieve bijeenkomst plaatsgevonden met medewerkers, management en college over de andere manier van (samen-)werken en de rollen in een team. Daarnaast heeft de doorontwikkeling van de organisatie ook zijn vertaling gekregen in het A3 organisatieplan Nuenen 2018 en 2020. Dit plan wordt verder in proces gebracht.

Strategisch HRM plan 2016-2020
In 2017 is het HRM plan verder ontwikkeld.
Dit plan is tot stand gekomen door co-creatie van de portefeuillehouders Personeel en Organisatie, de directeuren en de managementteams van de Dommelvallei-organisaties en Dienst Dommelvallei.

In het plan zijn de onderdelen HRM visie en beleid en de beleidslijnen uitgewerkt.
Daarnaast is er na afstemming in het MT een concept matrix uitgewerkt die als basis dient voor de verdere afstemming en invulling toegepast op onze eigen ambities.
In samenspraak met de medezeggenschapsorganen worden de beleidslijnen verder uitgewerkt in een meer jaren uitvoeringsplan met concrete speerpunten.

Individueel Keuze Budget
Het Individueel Keuzebudget (IKB) voor gemeenten is per 1 januari 2017 ingevoerd. Het IKB is een vrij besteedbaar budget voor iedere medewerker dat kan worden ingezet voor een aantal doelen zoals uitruil woon-werkverkeer en uitbetaling. Het budget van het IKB is gelijk aan de financiële waarde van de collectieve arbeidsvoorwaarden die per 1 januari 2017 zijn komen te vervallen met daaraan toegevoegd de landelijke bovenwettelijke verlofdagen. In het najaar van 2017 zijn het IKB-budget en de inzet van doelen geëvalueerd. Dit heeft niet direct geleid tot aanpassingen.

Garantiebanen
Landelijk zijn afspraken gemaakt over het realiseren van 125.000 garantiebanen in de periode van 10 jaar. Hiervan moeten 25.000 banen bij de overheid (in zijn geheel) worden gerealiseerd.
In 2017 was nog niet duidelijk welke doelgroepen onder de kwalificatie vallen, wat het quotum precies is en op welk moment dit moet zijn ingevuld. Hiervoor wordt door het kabinet nader onderzoek uitgevoerd. De uitkomsten daarvan worden door het VNG samen met het IPO in VSO-verband (Verbond Sectorwerkgevers Overheid) ingebracht voor het overleg met de staatssecretaris. De resultaten van dat onderzoek worden het 1e kwartaal van 2018 verwacht. Afhankelijk van die resultaten wordt onze koers verder bepaald. We begroten geen extra financiële middelen. Ons uitgangspunt is om de banenafspraak in te vullen met toekomstige vacatures.

Arbeidsomstandigheden
Er is een Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) voor het gemeentehuis en de gemeentewerf uitgevoerd. Op basis daarvan is een plan van aanpak opgesteld en is dat plan ook concreet uitgevoerd. Er bestaat op dit moment geen verhoogd risico in het kader van veiligheid, gezondheid en welzijn.

Ziekteverzuim
Het ziekteverzuimpercentage is in 2017 ten opzichte van 2016 gestegen van 5,57 naar 7,88.
De verzuimfrequentie is weliswaar gedaald (van 1,31 naar 1,11) maar de gemiddelde verzuimduur is gestegen van 13,13 naar 20,91. Dit wordt met name veroorzaakt door enkele zeer langdurig zieke medewerkers. Dit baarde en baart ons vanzelfsprekend zorgen. Hoewel deze vorm van verzuim (niet frequent maar wel langdurig) de minst beïnvloedbare vorm van verzuim is hebben we hierop waar mogelijk stevig geïntervenieerd. Daardoor zijn in de loop van 2017 inmiddels resultaten geboekt in die zin dat enkele medewerkers weer volledig zijn hersteld en dat enkele medewerkers aan het re-integreren zijn. Dit heeft tot effect dat het ziekteverzuimpercentage vanaf medio 2017 een dalende lijn laat zien tot een percentage van onder de 4 (peildatum december 2017). Wij zijn daarmee (voorzichtig) positief gestemd over het verloop van het ziekteverzuim voor 2018.

Samenwerking met Dienst Dommelvallei en de gemeenten Son en Breugel en Geldrop-Mierlo
Een aantal van de onderwerpen in deze paragraaf is ondergebracht bij Dienst Dommelvallei. Een gedetailleerde verantwoording is opgenomen in het programma Bedrijfsvoering van het jaarverslag van Dienst Dommelvallei.

Informatievoorziening
Om tot een meer realistische planning en begroting te komen zijn in 2017 nieuwe procesafspraken gemaakt en zijn de uitgangspunten voor de samenwerking met en tussen de gemeenten opnieuw gedefinieerd.
De gemeenten en Dienst Dommelvallei hebben samen de ambities op het gebied van ICT en informatievoorziening geïnventariseerd, geanalyseerd en geprioriteerd. Dit is vervolgens uitgewerkt in een projectplanning die onderdeel uitmaakt van het IBP uitvoeringsplan 2017-2018.
Tevens is in de begroting 2017-2020 van Dienst Dommelvallei kritisch gekeken naar de benodigde budgetten voor I&A activiteiten. In 2017 is 89% van het investeringsbudget gevoteerd. In 2016 was dit nog 20%. Geconcludeerd kan worden dat de doelstelling van realistischer plannen en begroten gerealiseerd is.

Audit I&A functie
Om meer grip te krijgen op de planning- en controlcyclus binnen het I&A taakveld is in 2017, in opdracht van portefeuillehouders ICT, een doorlichting uitgevoerd op de sturingsprocessen. De opdracht is door een onafhankelijk extern bureau uitgevoerd. Hieruit komt naar voren dat in het geheel de kwetsbaarheid van de I&A-functie voor de betrokken gemeenten is afgenomen, en de kwaliteit is gestegen. Op alle onderzoeksgebieden zijn er verbeterpunten. De resultaten van het onderzoek worden begin 2018 voorgelegd aan de colleges en de raden.
Naast het externe onderzoek loopt het interne ontwikkeltraject “Organisatie van de Informatievoorziening”. De verbeterpunten uit het externe onderzoek worden ingepast in dit ontwikkeltraject.

Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT)
Het dagelijks bestuur heeft in 2017 de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) vastgesteld.
GIBIT is op landelijk niveau opgesteld door VNG/KING. Met de GIBIT voorwaarden neemt de kwaliteit van ingekochte ICT componenten en -diensten toe en kan het opdrachtgeverschap naar softwareleveranciers sterker worden ingericht.

Landelijk beleid en collectivisering
In de VNG Algemene Ledenvergadering van juni 2017 zijn de uitgangspunten van landelijke samenwerking van gemeenten nader ingevuld. Er zijn diverse initiatieven opgestart waar gemeenten aan kunnen deelnemen en van kunnen profiteren. In 2017 hebben we geprofiteerd van de kennisdeling en van de uitgewerkte stappenplannen voor de inrichting van de informatievoorziening voor de Omgevingswet, de implementatie van de nieuwe privacywetgeving en de ontwikkeling van een landelijke technische infrastructuur.

Dommelvalleibrede invoering zaakgericht werken
Het Dagelijks Bestuur van Dienst Dommelvallei heeft eind 2017 besloten een programmamanager aan te stellen voor de invoering van zaakgericht werken Dommelvalleibreed. Op dit moment wordt op basis van gezamenlijke en individuele ambities een programmaplan opgesteld. De besluitvorming over het programmaplan vindt plaats in het 2^e kwartaal 2018.

Continuïteit ICT omgeving
In 2017 is door de vervanging van enkele belangrijke ICT componenten de laatste slag gemaakt in de samenvoeging en vernieuwing van de ICT-infrastructuur. Hiermee is de continuïteit voor de komende jaren gewaarborgd.

Informatiebeveiliging
IB-beleid, doelstellingen en afspraken
Cybercriminaliteit wordt vernuftiger, de digitale infrastructuur wordt complexer. De gemeente beschikt over een schat aan informatie van burgers en bedrijven en kan hierdoor een gericht doel van criminaliteit of spionage zijn. Voor informatieveiligheid geldt dat 100% veiligheid een illusie is. Het werken aan informatieveiligheid is het zo goed mogelijk inperken van de risico’s en is nooit af’.

Gemeenten hebben in 2013 landelijk gemeenschappelijke normen afgesproken waaraan de gemeentelijke informatiebeveiliging dient te voldoen. Deze normen zijn vastgelegd in de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). De implementatie van de BIG is in volle gang. Het besef dat informatiebeveiliging meer is dan alleen ICT is gegroeid maar moet nog verder ontwikkeld worden.

Algemeen beeld en resultaten afgelopen periode
De volgende ontwikkelingen zijn gestart en/of uitgevoerd in 2017:

• De uitvoering van een GAP analyse op de BIG normen voor de Dommelvallei-organisaties. De resultaten zijn vastgelegd in een ISMS ( Information Security Management System).
• De bewustzijnscampagne over informatieveilig handelen.
• De invoering van de verantwoordingssystematiek ENSIA (Eenduidige Normatiek en Single Information Audit).
• De voorbereiding op de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de benoeming van een tijdelijke functionaris gegevensbescherming.

In het uitvoeringsplan informatiebeveiliging zijn er 65 BIG maatregelen benoemd, waaronder de aandachtspunten van de visitatiecommissie. Van de 65 maatregelen zijn er 22 afgerond, 31 zijn gedeeltelijk ingevoerd en 12 moeten nog worden opgepakt.

Incidenten en Datalekken
Binnen gemeente Nuenen zijn 2 informatiebeveiliging incidenten geregistreerd. Het betreft hier 2 datalekken die gerapporteerd zijn aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA)
De ‘ENSIA verantwoording informatiebeveiliging’ gaat uit van het principe van Single Information & Single Audit (SISA). Dit betekent eenmalige informatieverstrekking en een eenmalige IT-audit.
Nuenen voert middels de ENSIA de zelfevaluatie informatiebeveiliging uit, gecoördineerd door de Chief Information Security Officer (CISO). De zelfevaluatie is onder meer gericht op beveiligingsnormen van de BRP, PUN, BAG, BGT, DigiD en Suwinet. Onze IT-auditor BKBO heeft de Collegeverklaring ENSIA over DigiD en Suwinet gecontroleerd en een Assurancerapport opgesteld. De ENSIA-tool ondersteunt naast het uitvoeren van de zelfevaluatie, ook het beschikbaar stellen van relevante informatie aan de ministeries met een toezichthoudende verantwoordelijkheid. ENSIA zal de komende jaren middels een groeipad worden doorontwikkeld.

Planning en control
Verbijzonderde interne controle
De verbijzonderde interne controle is in 2017 in overleg met de accountant efficiënter, minder traditioneel en meer risicogericht uitgevoerd. Hiervoor zijn de AO-beschrijvingen van het proces en het Interne Controleplan aangepast. Ook is meer gesteund op de inrichting van de systemen.

Rol van control
In samenwerking met de deelnemende gemeenten (Werken aan Wij) is de rol van control opnieuw beschreven. In het vierde kwartaal 2017 is deze nieuwe werkwijze vastgesteld. Voor een deel wordt gewerkt conform de nieuw beschreven rol. Begin 2018 wordt deze werkwijze verder geïmplementeerd.
Elke gemeente wordt door een eigen accountteam ondersteund. Hierdoor wordt de samenwerking nog verder verbeterd.

Management Control Systeem
Voor een betere leesbaarheid/herkenbaarheid is het Management Control Systeem ingericht conform de 5 pijlers voor het 'in control' zijn van de organisatie. Het systeem wordt eenmaal per kwartaal bijgewerkt en in de MT's besproken.

Kwaliteitsmanagement
Binnen Dienst Dommelvallei zijn 6 LEAN-processpecialisten opgeleid. Hiermee groeit binnen alle afdelingen van de dienst het kwaliteitsbewustzijn en is er voortdurend aandacht voor verbetering en efficiency. Ook ondersteunen de LEAN-specialisten bij het beschrijven van processen.
De gemeente Nuenen heeft dit initiatief overgenomen. 9 Medewerkers zijn gestart met een LEAN-opleiding, waardoor procesoptimalisatie in de organisatie wordt geborgd.

Huisvesting
De huisvesting van de ambtelijke organisatie en het bestuur is momenteel als volgt:

• Jan van Schijnveltlaan/Papenvoort (hoofdvestiging)
• Pastoorsmast (buitenwerf)
• Berg (Centrum Maatschappelijke Deelname)
• Het Weefhuis is tijdelijk in gebruik genomen vanwege de verbouwing van de Villa.

Naast de eigen organisatie zijn in het gemeentehuis ook de bibliotheek en de politie gehuisvest.

Kengetallen
(peildatum: 31-12-2017)

Verdeling man/vrouw en fulltime/parttime

Formatie (excl. Griffie en college B&W)

Gemiddelde leeftijd

Ziekteverzuim (exclusief zwangerschapsverlof)